blog.ckdoctor.comทบทวนเนื้อหา 16 ตุลาคม 2569
เมื่อโรงพยาบาลเปลี่ยนจากกระดาษไปเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คำถามที่ทีม IT ต้องตอบคือ ใครรับรองข้อความฉบับไหน ด้วยเจตนาอะไร และจะตรวจสอบหลักฐานนั้นในอีกหลายปีข้างหน้าได้อย่างไร การออกแบบลายมือชื่อจึงต้องครอบคลุมตั้งแต่หน้าจอให้ผู้ใช้ยืนยัน ไปจนถึงการเก็บเอกสารและการตรวจสอบภายหลัง
e-Signature กับ Digital Signature ต่างกันอย่างไร
e-Signature เป็นคำกว้างสำหรับการลงลายมือชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่วน Digital Signature เป็นรูปแบบที่ใช้กระบวนการเข้ารหัสลับช่วยยืนยันผู้ลงนามและตรวจพบการเปลี่ยนแปลง การวาดลายเซ็นบนจอเพียงอย่างเดียวจึงยังบอกไม่ได้ว่าระบบมีคุณสมบัติเหล่านี้ครบหรือไม่ คำอธิบายจาก ETDA
แนวทาง ETDA แบ่งวิธีลงลายมือชื่อเป็นประเภททั่วไป ประเภทที่เชื่อถือได้ และประเภทที่เชื่อถือได้โดยใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง การเลือกใช้ต้องพิจารณาตัวบุคคล เจตนา ความน่าเชื่อถือ และบริบทของธุรกรรม คำว่า AES/QES ในกรอบต่างประเทศจึงไม่ควรถูกนำมาเทียบเป็นระดับตามกฎหมายไทยโดยอัตโนมัติ
ออกแบบกระบวนการลงนามให้ผูกกับเอกสารจริง
ลองใช้ตัวอย่างสมมติ: แพทย์ตรวจทานรายงานผล ตรวจชื่อผู้ป่วยและเนื้อหาฉบับสุดท้าย ยืนยันการลงนาม แล้วระบบบันทึกความสัมพันธ์ระหว่างผู้ลงนาม เวลา และเวอร์ชันเอกสาร เมื่อเปิดดูภายหลังต้องแสดงได้ว่าหลักฐานการลงนามนั้นอ้างถึงฉบับใด
- แสดงเอกสารและความหมายของการยืนยันให้ชัดก่อนลงนาม เช่น ผู้จัดทำ ผู้ตรวจทาน หรือผู้อนุมัติ
- ใช้บัญชีรายบุคคลและวิธียืนยันตัวตนที่เหมาะกับความเสี่ยง โดยไม่ยืมบัญชีหรือกุญแจลงนามกัน
- บันทึกรหัสเอกสาร เวอร์ชัน ผู้ลงนาม บทบาท เวลา และผลการดำเนินการ
- หากใช้ใบรับรอง ให้เตรียมข้อมูลสำหรับตรวจสอบความถูกต้องและสถานะใบรับรองตามนโยบายการเก็บรักษา
- เมื่อแก้ไขหลังลงนาม ให้สร้างฉบับแก้ไขหรือภาคผนวกพร้อมเหตุผล และเก็บความเชื่อมโยงกับฉบับเดิม
การตรวจพบการแก้ไขกับการป้องกันการแก้ไขเป็นคนละหน้าที่
ลายมือชื่อดิจิทัลช่วยตรวจพบว่าข้อมูลที่ตรวจสอบตรงกับข้อมูลที่ลงนามหรือไม่ ส่วนการคุมสิทธิ์ การจัดเก็บ และ Audit Log ช่วยป้องกันและติดตามการเปลี่ยนแปลง ระบบจึงต้องออกแบบหลายส่วนให้ทำงานร่วมกัน
Hash ที่เก็บอยู่ข้างเอกสารและแก้ได้โดยผู้ดูแลคนเดียวกันยังไม่เพียงพอสำหรับยืนยันประวัติอย่างอิสระ ควรกำหนดจุดอ้างอิงที่เชื่อถือได้ แยกสิทธิ์ และทดสอบการตรวจสอบเอกสารจริงด้วย แนวคิดเรื่องการคุ้มครองหลักฐานอ่านต่อได้ใน Audit Log ของ HIS
วัดผลเรื่องเวลาและต้นทุนจากงานจริง
ผลที่คาดหวังคือ ลดการพิมพ์ การส่งเอกสาร และการตามผู้ลงนาม แต่ตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจควรมาจากงานของโรงพยาบาลเอง เก็บเวลาตั้งแต่เอกสารพร้อมจนรับรองเสร็จ จำนวนครั้งที่ต้องแก้ไข และต้นทุนรวมของบริการลงนาม การจัดเก็บ และการสนับสนุน
ตัวอย่างวิธีประเมิน: ต้นทุนกระดาษและการจัดส่งที่ลดลง ลบด้วยค่าบริการและค่าดูแลที่เพิ่มขึ้น แล้วเปรียบเทียบก่อนและหลังในกลุ่มเอกสารเดียวกัน ระบุจำนวนตัวอย่างและช่วงเวลาที่วัด แทนการใช้เปอร์เซ็นต์ประหยัดแบบเดียวกับทุกโรงพยาบาล
Checklist ก่อนตรวจรับระบบลงนาม
- มีบัญชีทดสอบผู้ลงนาม ผู้ตรวจ และผู้ไม่มีสิทธิ์ เพื่อทดสอบทั้งกรณีอนุญาตและปฏิเสธหรือยัง
- ผู้ลงนามเห็นเอกสารและเจตนาที่กำลังรับรองชัดเจนหรือไม่
- ลองแก้ข้อมูลหลังลงนามแล้ว ระบบตรวจพบและแสดงสถานะอย่างไร
- ลองเอกสารฉบับแก้ไข การเพิกถอนสิทธิ์ และการเปลี่ยนใบรับรองแล้วหรือยัง
- ส่งออกเอกสารพร้อมหลักฐานเพื่อให้ผู้มีสิทธิ์ตรวจสอบภายนอกระบบได้หรือไม่
- ตกลงข้อกำหนดเฉพาะของเอกสารแต่ละประเภทกับฝ่ายเวชระเบียน ฝ่ายกฎหมาย และหน่วยงานผู้รับเอกสารแล้วหรือยัง
